Modelowanie procesów: sprawdź, jak działa Twoja firma

Czym jest modelowanie procesów biznesowych?

Modelowanie procesów to zdefiniowanie i uporządkowanie tego jak przebiega praca w danej organizacji. Proces to droga, którą praca pokonuje w organizacji od pierwszego do ostatniego etapu: kto się nią zajmuje, w którym momencie i jakie informacje przekazuje dalej. Modelowanie tej drogi zaczynamy zawsze od stanu faktycznego, czyli od rzeczywistego przebiegu procesu, a nie od tego, jak został on opisany w procedurze.

Procesy biznesowe rzadko wyglądają tak samo w dokumentacji i w codziennej pracy. Interesuje nas nie to, co firma mówi o swoim procesie, ale jak ten proces wygląda naprawdę. Procedura bywa opisana, ludzie potwierdzają, że „jakoś działa", a rzeczywista praca wygląda zupełnie inaczej, bo każdy robi po swojemu. Dlatego stan faktyczny poznajemy z trzech stron: czytamy spisaną procedurę, rozmawiamy z uczestnikami procesu i obserwujemy, jak praca przebiega naprawdę. Sięgamy po modelowanie najczęściej przy tworzeniu lub wdrażaniu produktu, kiedy zależy nam, aby nowe rozwiązanie wpięło się w istniejący sposób pracy, zamiast go zaburzyć.

W praktyce modelowanie pokazuje, którędy przepływa praca w organizacji, i pozwala wpiąć w tę ścieżkę nowy produkt tak, aby działał w sposób logiczny i powtarzalny. Celem jest optymalizacja przepływu informacji i danych oraz codziennych działań, tak aby praca nie gubiła się przy rosnącej skali.

Warto odróżnić modelowanie procesów od analizy biznesowej, która odpowiada na pytanie, czy produkt wspiera cele firmy. Modelowanie procesów odpowiada na inne pytanie: w jaki sposób praca nad tym produktem ma przepływać przez organizację.

Kiedy warto modelować procesy w firmie?

Najczęściej są to dwa typowe etapy w rozwoju firmy.

Pierwszy to wprowadzenie nowego produktu lub zmiana istniejącego. Trzeba wtedy zaplanować, którędy popłyną dane, kto odpowie za poszczególne etapy i jak nowy element wpłyną na to, co już funkcjonuje w organizacji.

Drugi moment to etap wzrostu. Wraz ze skalą, nowymi inicjatywami i zmianą kierunku firmy brak uporządkowanego sposobu pracy wyraźnie utrudnia coraz więcej zadań. Planowanie, realizacje i kontrola kosztów, a także efektywne rozłożenie czasu i zasobów.

Jak wygląda modelowanie procesów?

W BB8 studio pracę zaczynamy od rozmów z zespołem i od mapowania procesów w obecnym kształcie, ponieważ dopiero wtedy widać, w których miejscach pojawiają się luki.

1. Rozmawiamy z uczestnikami procesu i pracownikami zaangażowanymi w jego realizację, analizujemy wykorzystywane narzędzia i przepływ informacji.
2. Wskazujemy podstawowe elementy procesu oraz zadania, które wymagają zmiany w związku z nowym produktem lub usługą.
3. Tworzymy mapę procesu z działaniami, zależnościami i odpowiedzialnościami, dopasowaną do realiów Twojej organizacji.
4. Towarzyszymy zespołowi podczas wprowadzania zmian: monitorujemy efekty i wspieramy wdrożenie i adpatację.

To, co odróżnia nasze podejście, to empiryczność. Zwykle ktoś przychodzi i mówi, jak proces powinien wyglądać, ale nie przygląda się pracy z bliska. My używamy technik badawczych, żeby poznać, jak proces działa naprawdę: prowadzimy wywiady, obserwujemy pracę i sami w niej uczestniczymy. Jeździliśmy z kurierami w trasę i sortowaliśmy paczki na linii, żeby zobaczyć proces od środka. Takie dane są bezdyskusyjne. To nie jest kwestia tego, że komuś się wydaje, tylko np. 10 wywiadów i 20 dni obserwacji.

Rozmawiamy przy tym z ludźmi, którzy codziennie żyją z procesem, a nie tylko z właścicielami czy menedżerami. Kierownictwo często ma wizję oderwaną od realiów, a im większa firma, tym większy ten rozjazd. Przy pracy nad aplikacją kurierską DPD dzięki takiemu podejściu skróciliśmy czas na etapie planowania o kilkanaście minut.

Zaprojektować idealny proces to jedno, wdrożyć go to drugie

Łatwo zaprojektować idealny proces na papierze. Znacznie trudniej wdrożyć go w życie. Rzadko wdraża się całość naraz, bo zmiana bywa zbyt duża i organizacja musiałaby się na chwilę zatrzymać albo uczyć wszystkiego od zera. Dlatego wdrożenie planujemy i rozkładamy w czasie, po kawałku, od różnych stron. Czasem proces trzeba dostosować, bo to, co działało na papierze, nie działa w praktyce, na przykład brakuje narzędzia albo zakup sprzętu trwa zbyt długo. Modelowanie procesów to z tego powodu nie jednorazowy projekt, ale ciągła obserwacja i dostosowywanie. Dlatego ważne jest, żebyś miał po drugiej stronie partnera, który rozumie, na czym to polega Twój biznes.

Dla kogo jest modelowanie procesów i co otrzymujesz?

Z modelowania procesów korzystają firmy, które wdrażają lub rozwijają produkt i chcą zachować kontrolę nad tempem, jakością oraz przewidywalnością pracy. Najczęściej są to zespoły produktowe i technologiczne oraz osoby odpowiedzialne za wyniki biznesowe.

Efektem są jasno opisane procesy pracy zespołu: role, zadania, odpowiedzialności, przepływ informacji oraz zależności i powiązania między poszczególnymi etapami. Otrzymujesz spójny model procesów, który porządkuje działanie organizacji. Możesz go stosować i rozwijać samodzielnie, bez naszej dalszej obecności. Model wprowadza standaryzację pracy, dzięki czemu zyskujesz większą przejrzystość i lepsze zrozumienie tego, jak praca przepływa przez firmę. Ułatwia też bieżące zarządzanie procesami i wprowadzanie kolejnych zmian.

Usprawnienie procesów to mniej przestojów i jaśniejszy podział pracy dla pracowników na każdym szczeblu. Pierwsze efekty widać szybko, już na etapie porządkowania ról i zasad współpracy. Największa wartość ujawnia się jednak później, w spokojniejszym planowaniu i sprawniejszej realizacji kolejnych prac oraz w zwiększeniu efektywności zespołu. W BB8 Studio procesy modelują doświadczeni analitycy biznesowi, którzy pracują na konkretnym problemie organizacji, bez gotowych szablonów.

Modelowanie procesów a wdrożenie AI i automatyzacji

Jeśli planujesz wdrożenie agentów AI lub integrację systemów, modelowanie procesów jest naturalnym punktem wyjścia do automatyzacji procesów. Automatyzacja odtworzy dokładnie taki proces, jaki jej powierzysz. Kiedy proces jest uporządkowany, AI go przyspiesza, a kiedy pozostaje chaotyczny, narzędzie powiela ten sam chaos jeszcze szybciej. Dlatego model projektujemy z myślą o przyszłej automatyzacji i kolejnych zmianach w organizacji.

W BB8 Studio sztuczna inteligencja wspiera również samo modelowanie. Analiza nagrań z rozmów z zespołem, która wcześniej zajmowała dni, dziś trwa godziny, a niespójności między tym, jak proces powinien działać, a tym, jak działa naprawdę, ujawniają się znacznie szybciej.

Decyzje pozostają jednak po stronie człowieka. AI nie zna kultury organizacyjnej ani nieformalnych zależności, które w praktyce spajają codzienną pracę. Model, który zespół rzeczywiście zaadaptuje, projektuje analityk.

Od czego zacząć modelowanie procesów?

Wybierz jeden proces, w który ma wejść nowy produkt, i spróbuj opisać go od początku do końca. Miejsca, w których opis zaczyna się rwać, wskazują dokładnie te obszary, które wymagają uporządkowania w pierwszej kolejności. To krok, który możesz wykonać samodzielnie, jeszcze przed rozmową z kimkolwiek z zewnątrz.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak taki uporządkowany proces mógłby wyglądać w Twojej firmie, umów rozmowę przez formularz na dole.