Centralny system logistyczny dla największego producenta diet pudełkowych w Polsce
Zaprojektowanie centralnego systemu zarządzania logistyką dostaw (TMS) — aplikacja webowa dla zespołu logistycznego i aplikacja mobilna dla kurierów.
Kuchnia Vikinga
Kuchnia Vikinga to największy dostawca dań gotowych w Polsce. Codziennie przygotowuje posiłki dla ponad 60 tysięcy osób i dostarcza je do ponad 38 tysięcy miejscowości w kraju. Dysponuje własną flotą ponad 500 aut chłodniczych. Naszym zadaniem było zaprojektowanie centralnego systemu zarządzania logistyką dostaw TMS (Transport Management System). Proces obejmował projekt aplikacji webowej dla zespołu logistycznego i aplikacji mobilnej dla kurierów. Jeśli twoja dieta od Kuchni Vikinga dotarła dziś rano pod drzwi — kurier dostarczył ją z aplikacją, która jest efektem naszej współpracy.
Co stanęło na drodze
Kuchnia Vikinga to firma, która od lat rośnie szybko i ma konkretny plan na kolejne lata. Przy takiej skali operacji logistycznych nadchodzi moment, gdy firma potrzebuje własnego, centralnego systemu, w którym pracuje cały dział logistyki.
W procesie dostaw uczestniczy kilka ról jednocześnie: planiści wyznaczają obszary tras, koordynatorzy zarządzają kurierami i reagują na zmiany w ciągu dnia, logistycy importują dane, BOK pracuje na liście zamówień, kurierzy są w trasie. Każda z tych ról pracuje na swoich danych. Przy takiej skali operacji brak jednego miejsca, w którym te dane się spotykają, oznacza jedno: decyzje podejmowane są wolniej, niż pozwala na to tempo biznesu. Procesy w Kuchni Vikinga są wypracowane przez lata. To konkretna, branżowa wiedza zespołu logistyków, planistów i koordynatorów. Firma miała do wyboru dwie drogi: dopasować organizację do logiki gotowego narzędzia albo zaprojektować narzędzie pod logikę swojej organizacji. Wybrała drugie.
Jak podeszliśmy do zadania
System złożony z aplikacji webowej i mobilnej
Zaprojektowaliśmy TMS — system złożony z aplikacji webowej dla zespołu logistycznego i aplikacji mobilnej dla kurierów. Każda z sześciu ról w systemie ma własny widok i własny zakres uprawnień. Planista widzi mapę i obszary tras. Koordynator zarządza swoimi kurierami. Kurier w trasie widzi tylko to, czego potrzebuje danego dnia. W systemie można dodawać nowych użytkowników i przypisywać im odpowiednie role.
Modyfikacja trasy w jednym miejscu
Trasy w Kuchni Vikinga mogą zmieniać się codziennie. Zaprojektowaliśmy mechanizm, w którym koordynator zarządza takimi zmianami w aplikacji webowej, a kurier widzi aktualizacje od razu w swojej aplikacji mobilnej — z wyraźnym oznaczeniem, że dany punkt nie pochodzi z jego standardowej trasy. To wynikało bezpośrednio z rozmów z kurierami. Kurierzy w Kuchni Vikinga dobrze znają swoje trasy i biorą za nie odpowiedzialność. Dlatego ważne było, aby byli infromowani o zmianach na bieżąco.
Logika jednego dnia
Każda sekcja systemu — planowanie, import zamówień, lista tras, podgląd na żywo — działa w obrębie jednego dnia. W logistyce diet pudełkowych każdy dzień wygląda inaczej. Architektura systemu musiała to odzwierciedlać.
Planowanie tras i import zamówień
Zanim kurier wyjedzie w trasę, planista musi wczytać dane, zweryfikować zamówienia i wysłać gotowe trasy. Zaprojektowaliśmy ten proces tak, żeby każdy krok był w jednym widoku, bez przeskakiwania między systemami. Praca planisty kończy się tam, gdzie zaczyna się praca kuriera.
Dashboard z podglądem na żywo
Koordynatorzy i menadżerowie potrzebowali widoku, który pokazuje aktualny stan pracy zespołu w czasie rzeczywistym. Zaprojektowaliśmy dashboard, który dostosowuje się do roli użytkownika — koordynator widzi swoje trasy, menadżer swoje obszary, admin pełen obraz. Każdy region ma swój deadline operacyjny. Dashboard pokazuje stan pracy w odniesieniu do tego deadline'u — liczbowo i procentowo, z wykresami. Widać ile paczek zostało doręczonych, ile jest w trakcie doręczania, a nad którymi praca jeszcze nie ruszyła. To pozwala szybko reagować na bieżące sytuacje.
Centralna lista hubów
Huby (magazyny, z których kurierzy zabierają zamówienia) są zarządzane z jednego miejsca w aplikacji webowej. Dodawanie nowych hubów, edycja parametrów, podgląd całej sieci magazynów. Prosta funkcjonalność, ale bez niej każda zmiana w sieci magazynów wymagała szukania informacji gdzie indziej.
Jak pracowaliśmy?
System dla Kuchni Vikinga powstał w iteracyjnym procesie, w którym analiza biznesowa, projektowanie UX i warstwa wizualna pracowały równolegle. Punktem wyjścia każdej sekcji systemu była praca analityczna — zbieranie wymagań, mapowanie zależności między procesami, dokumentacja funkcjonalności.
Łączyliśmy wymagania biznesowe klienta z zespołem projektowym i tłumaczyliśmy procesy operacyjne na konkretne wymagania funkcjonalne. Na podstawie zebranych wymagań projektowaliśmy przepływy pracy w systemie. Warstwa wizualna powstawała równolegle z UX. Pracowaliśmy sekcja po sekcji: warsztat z osobami pracującymi w procesie → projektowanie → prezentacja komitetowi sterującemu → korekty → kolejny etap.
Discovery z osobami pracującymi w procesach
Bezpośredni kontakt z osobami, które na co dzień pracują w danym procesie, był podstawą każdej części projektu. Rozmowy obejmowały różne role: planiści opowiadali, jak wyznaczają obszary tras na mapie i weryfikują adresy. Koordynatorzy pokazywali, jak zarządzają zespołem kurierów i reagują na zmiany. Logistycy opowiadali o procesach importu danych. Z kurierami pracowaliśmy najpierw zdalnie z koordynatorami, potem bezpośrednio podczas wywiadów i jazd w terenie.
Współpraca z klientem na dwóch poziomach
Bieżący kontakt operacyjny z Product Ownerem po stronie klienta (codzienne pytania, weryfikacja wątpliwości, doprecyzowanie wymagań) — osoba łącząca nasz zespół z biznesem klienta. Co dwa tygodnie prezentacje dla komitetu sterującego: zarząd, dyrektorzy, osoby decyzyjne. Pokazywaliśmy zaprojektowane sekcje, omawialiśmy decyzje projektowe, zbieraliśmy feedback z perspektywy strategicznej. Ten dwupoziomowy model pozwolił pracować szybko nad detalami i zachować zgodność projektu z kierunkiem biznesowym.
Co się zmieniło
Ponad 60 tysięcy diet dziennie trafia do klientów Kuchni Vikinga z użyciem aplikacji, którą zaprojektował zespół BB8 Studio. Firma ma dziś własne narzędzie zaprojektowane pod ich procesy i ich tempo pracy. System odpowiada na konkretne potrzeby biznesowe firmy i może być rozwijany w dowolnym kierunku, bez zależności od zewnętrznego dostawcy oprogramowania.
Kurierzy, którzy codziennie korzystają z aplikacji mobilnej, nowy interfejs przyjęli entuzjastycznie. To istotne, bo to oni są główną grupą użytkowników systemu w terenie. System rozwija się dalej, kolejne funkcjonalności powstają w oparciu o bieżącą współpracę z zespołem Kuchni Vikinga.
diet dziennie z aplikacją
miejscowości w zasięgu
aut chłodniczych we flocie
obsługiwanych w systemie
„Jako Product Owner projektu szczególnie doceniam bardzo wysoki poziom kompetencji zespołu analitycznego. Na każdym etapie współpracy było widać duże doświadczenie w mapowaniu procesów logistycznych oraz umiejętność identyfikowania zależności i scenariuszy, o których często nie myśleliśmy na początku po stronie biznesowej. Zespół nie ograniczał się wyłącznie do realizacji wymagań, ale aktywnie podpowiadał rozwiązania i zwracał uwagę na istotne aspekty operacyjne, co znacząco wpłynęło na jakość końcowego produktu. Dużym atutem było również doświadczenie w projektowaniu aplikacji kurierskich. Od początku było widać, że zespół rozumie specyfikę pracy kurierów oraz realia operacji logistycznych, dzięki czemu aplikacja mobilna została zaprojektowana w sposób intuicyjny i wygodny w codziennym użytkowaniu. Bardzo pozytywnie oceniam również podejście do badań terenowych oraz bezpośredniej pracy z użytkownikami końcowymi. Na wyróżnienie zasługuje także warstwa wizualna całego systemu. Zarówno aplikacja webowa, jak i mobilna są nowoczesne, estetyczne i bardzo przyjazne dla użytkownika. Interfejs dobrze oddaje charakter marki Kuchnia Vikinga – jest dynamiczny, czytelny i spójny z naszym sposobem działania. Dzięki temu udało się stworzyć nie tylko funkcjonalne narzędzie operacyjne, ale również produkt, z którego zespół po prostu chce korzystać na co dzień."
Zobacz powiązane projekty
Pozwól nam poznać Twój biznes
Szukasz wsparcia dla swojego produktu?
Kilka minut rozmowy, żeby sprawdzić, czy i jak możemy pomóc.
