Time8: Od wewnętrznego narzędzia do skalowalnego produktu cyfrowego
Cel
Budowa i walidacja produktu SaaS od zera do pierwszych klientów
Branża
SaaS (HR / zarządzanie zespołem), HoReCa
Platformy
Kontekst
Time8 to produkt SaaS stworzony przez zespół BB8. Powstał z bardzo konkretnej potrzeby - kiedy nasza firma zaczęła rosnąć, przestaliśmy być w stanie zarządzać informacjami o dostępności zespołu w prostych narzędziach takich jak Google Forms czy Google Calendar. Zamiast szukać kolejnego systemu, postanowiliśmy zrobić coś innego.
Zdecydowaliśmy się zbudować własny produkt.
Zakres prac BB8:
Opracowanie własnego procesu budowania produktu cyfrowego od zera.
- Product discovery
- Strategia produktu
- UX/UI design
- Product Ownership
- Architektura technologiczna
- Development produktu SaaS
Cały proces - od pierwszych makiet po działający produkt SaaS - zajął około trzy miesięce pracy zespołu składającego się z 5 osób.
Wyzwanie
„Kto dziś pracuje?”
Time8 zaczęło się od bardzo prostego pytania, które coraz częściej pojawiało się na naszych codziennych spotkaniach: kto dziś pracuje?
Informacje o dostępności zespołu istniały, ale były rozproszone. Część trafiała do formularza Google, część pojawiała się w wiadomościach lub kalendarzu. Żeby zobaczyć aktualną sytuację zespołu, trzeba było sprawdzić kilka miejsc.
Z czasem zaczęło to wpływać na organizację pracy. Planowanie spotkań czy współpracy między zespołami wymagało ciągłego upewniania się, kto jest dostępny danego dnia.
Problem nie dotyczył braku danych. Informacje były zbierane, ale brakowało miejsca, które pozwala zobaczyć je w prosty i szybki sposób.
Dlaczego istniejące rozwiązania nie działały?
Kiedy zaczęliśmy przyglądać się temu bliżej, okazało się, że dostępnych narzędzi jest bardzo dużo. Na rynku dostępne są rozbudowane platformy HR i narzędzia do zarządzania zespołem - od dużych systemów typu HRIS, przez dedykowane narzędzia urlopowe, po moduły wbudowane w pakiety do zarządzania projektami. Każde z nich oferowało znacznie więcej, niż potrzebowaliśmy - a za tę nadmiarowość trzeba było płacić.
Do tego - cena. Produkty SaaS to często koszt za każdego użytkownika, a dodatkowo często musisz płacić za funkcje, których nigdy nie użyjesz.
Najważniejszym aspektem „na nie” było w naszym przypadku wdrożenie, które oznaczało dopasowanie organizacji do logiki systemu. Wiele z tych narzędzi zostało zaprojektowanych z myślą o dużych strukturach organizacyjnych i rozbudowanych procesach. Dla zespołów pracujących projektowo to często więcej konfiguracji niż realnej wartości w codziennej pracy.
Rozwiązanie
Discovery - pierwszy krok: BB8 Intranet
Pierwszą odpowiedzią na problem dostępności zespołu nie był od razu produkt SaaS. Zaczęliśmy od sprawdzenia, jak takie rozwiązanie mogłoby działać w praktyce.
W BB8 powstał wewnętrzny intranet, który miał zebrać informacje o dostępności zespołu w jednym miejscu. Chodziło o bardzo prostą rzecz: możliwość sprawdzenia kto jest w pracy i wysłania wniosku urlopowego.
Prace zaczęły się od makiet i ustalenia podstawowych scenariuszy użycia. Równolegle rozpoczęła się próba zbudowania pierwszej działającej wersji systemu. Początkowo zakładaliśmy, że wystarczy środowisko no-code. Naturalnym wyborem było Webflow, z którym mieliśmy już doświadczenie w innych projektach.
Szybko okazało się jednak, że samo narzędzie do budowania interfejsu nie rozwiązuje wszystkich potrzeb. System wymagał autentykacji użytkowników, obsługi danych zespołu i logiki działania aplikacji. W tym momencie pojawiły się kolejne elementy stacku - Wized i Xano.
Budowa intranetu stała się dla nas eksperymentem technologicznym i produktowym jednocześnie. Z jednej strony sprawdzaliśmy, jak taki system funkcjonuje w codziennej pracy zespołu. Z drugiej zaczęliśmy poznawać ograniczenia narzędzi, które miały umożliwić jego rozwój.
Po kilku tygodniach intranet działał i był używany w BB8 na co dzień. Ten etap pozwolił nam zobaczyć, które elementy rozwiązania faktycznie są potrzebne w pracy zespołu, a które nie wnoszą wartości.
Dopiero wtedy zaczęliśmy zastanawiać się, czy podobne rozwiązanie mogłoby działać także poza naszym zespołem.
Strategia - od narzędzia wewnętrznego do produktu
BB8 Intranet działał w naszej codziennej pracy i rozwiązał problem, od którego wszystko się zaczęło. Informacja o dostępności zespołu była w końcu widoczna w jednym miejscu i łatwa do sprawdzenia.
W tym momencie pojawiło się naturalne pytanie: czy podobny problem istnieje także poza naszym zespołem?
Podczas rozmów z klientami zaczęliśmy zauważać, że temat dostępności pracowników i organizacji pracy zespołu pojawia się bardzo często. Informacje o obecności ludzi funkcjonują w wielu narzędziach jednocześnie - w kalendarzach, arkuszach, komunikatorach czy grafikach zmianowych.
To doświadczenie było nam dobrze znane z własnej pracy.
BB8 Intranet pokazał, że nawet bardzo proste rozwiązanie może uporządkować ten obszar i wprowadzić większą przejrzystość w codziennym funkcjonowaniu zespołu. W tym momencie zaczęliśmy myśleć o stworzeniu produktu, który będzie dostępny także dla innych firm.
Wyjście poza naszą projektową bańkę
Na początku patrzyliśmy na problem z perspektywy firm projektowych - zespołów podobnych do naszego. Szybko okazało się jednak, że to dość wąska perspektywa.
Postanowiliśmy więc wyjść poza naszą projektową bańkę i poszukać branż, w których informacja o obecności zespołu ma jeszcze większe znaczenie w codziennej pracy.
W rozmowach i pierwszych wywiadach zaczęła pojawiać się branża gastronomiczna i szerzej HoReCa. Restauracje, kawiarnie czy hotele pracują w trybie zmianowym, a układanie grafików i zarządzanie dostępnością pracowników jest jednym z podstawowych elementów organizacji pracy.
Dla wielu takich zespołów oznacza to ciągłe aktualizowanie grafików, przekazywanie informacji między zmianami i sprawdzanie, kto jest dostępny danego dnia.
Na podstawie tych rozmów zaczęliśmy rozwijać koncepcję produktu, który pozwala zespołom:
- sprawdzić dostępność pracowników w jednym miejscu,
- układać grafiki zmianowe,
- zarządzać obecnością zespołu w szybki sposób.
Tak powstała pierwsza koncepcja Time8 - produktu, który wyrósł z realnego problemu w BB8, a następnie został rozwinięty w oparciu o potrzeby zespołów pracujących w branży HoReCa.
Realizacja
Architektura produktu
W momencie, gdy zaczęliśmy myśleć o produkcie dla innych firm, pojawiły się zupełnie inne wymagania.
System musiał działać w wielu organizacjach jednocześnie. Każdy zespół potrzebował własnej przestrzeni pracy, własnych użytkowników i danych oddzielonych od innych firm. Pojawiły się też kwestie bezpieczeństwa, wydajności oraz możliwości dalszego rozwoju produktu.
W tym momencie stało się jasne, że architektura intranetu nie będzie wystarczająca dla produktu SaaS.
Architektura produktu została oparta o stack technologiczny pozwalający na rozwój systemu w kolejnych etapach:
- Next.js i React jako fundament aplikacji frontendowej
- TypeScript zapewniający spójność i bezpieczeństwo kodu
- Supabase jako warstwa bazy danych, autentykacji i logiki backendowej
Architektura Time8 powstała więc na styku kilku obszarów: doświadczenia projektowego zespołu BB8, eksperymentów technologicznych z pierwszego intranetu oraz nowego sposobu pracy z wykorzystaniem AI w developmencie.
UX i UI dopasowane do pracy zmianowej
Po zdefiniowaniu architektury systemu rozpoczęliśmy projektowanie doświadczenia użytkownika. Kluczowym założeniem było stworzenie narzędzia, które będzie intuicyjne dla zespołów pracujących w trybie zmianowym.
W branży HoReCa grafiki pracy zmieniają się często, a informacje o dostępności pracowników muszą być widoczne natychmiast. Interfejs Time8 został zaprojektowany tak, aby najważniejsze informacje były dostępne bez przechodzenia przez złożone struktury menu.
Pierwsze prace rozpoczęły się w Figmie, gdzie powstały główne przepływy produktu oraz makiety najważniejszych ekranów.
Scenariusze użytkownika obejmowały:
- tworzenie workspace dla firmy,
- zapraszanie członków zespołu,
- zarządzanie dostępnością pracowników,
- planowanie grafików zmianowych.
Szczególną uwagę poświęciliśmy czytelności informacji o dostępności zespołu. Widok grafiku został zaprojektowany tak, aby w jednym miejscu pokazywał aktualną sytuację zespołu oraz umożliwiał szybkie wprowadzanie zmian.
Projekt UI powstał równolegle z myślą o implementacji w kodzie. Dzięki temu komponenty interfejsu mogły być bezpośrednio odwzorowane w bibliotekach frontendowych użytych w projekcie.
Development
W momencie rozpoczęcia developmentu Time8 przyjęliśmy podejście, które znacząco wpłynęło na tempo pracy nad produktem. Zamiast klasycznego modelu, w którym projekt jest przekazywany zespołowi developerskiemu, development powstawał w bardzo bliskim połączeniu z procesem projektowym.
Fundamentem aplikacji został stack oparty o Next.js, React, TypeScript oraz Supabase, który pozwala rozwijać produkt w sposób skalowalny i utrzymywać spójność między frontendem a logiką backendową.
Development Time8 prowadzony był w modelu, który w BB8 nazywamy AI-assisted product development. Praca z Claude Code nie polegała na generowaniu kodu jednym promptem - przypominała raczej ciągłą rozmowę z drugim developerem, gdzie każda funkcjonalność wymagała planowania architektury, dokumentowania decyzji i iteracyjnego testowania. Takie podejście pozwoliło 1 osobie z doświadczeniem produktowym prowadzić development bez klasycznego podziału na projektanta i programistę. Każdy etap wymagał również planowania architektury i dokumentowania decyzji.
W trakcie pracy pojawiały się typowe wyzwania związane z budową aplikacji SaaS: konfiguracja autentykacji użytkowników, integracje z zewnętrznymi usługami, zarządzanie bazą danych czy wdrażanie polityk bezpieczeństwa.
Development Time8 był więc połączeniem kilku obszarów pracy:
- projektowania produktu,
- decyzji technologicznych,
- budowy architektury aplikacji,
- iteracyjnego rozwoju funkcjonalności.
Takie podejście pozwoliło prowadzić development bardzo blisko procesu projektowego i podejmować decyzje produktowe bezpośrednio w trakcie budowy systemu.
Efekt
Time8.io – pierwsza wersja produktu
Efektem całego procesu jest Time8.io - SaaS zaprojektowany do zarządzania dostępnością zespołu i planowania pracy w organizacjach pracujących w trybie zmianowym.
Każda firma może stworzyć własny workspace i zarządzać dostępnością pracowników w jednym miejscu.
Pierwsza wersja Time8 umożliwia:
- tworzenie workspace dla organizacji,
- zapraszanie członków zespołu,
- zarządzanie dostępnością pracowników,
- planowanie grafików pracy,
- podgląd aktualnej sytuacji zespołu w jednym widoku.
Co to oznacza dla naszych klientów?
Time8 powstał w BB8 od zera. Zaczęło się od problemu w naszej codziennej pracy, a skończyło na działającym produkcie SaaS.
W tym procesie zrobiliśmy coś bardzo ważnego: zbudowaliśmy i udokumentowaliśmy własny proces tworzenia produktu.
Time8 pokazał nam, że przy dobrze zorganizowanym procesie możliwe jest stworzenie skalowalnego produktu cyfrowego w około trzy miesiące. Nie w formie makiet czy prototypów, ale jako działającej aplikacji SaaS, którą można rozwijać i wdrażać u użytkowników.
Budując własny produkt przeszliśmy dokładnie przez te same decyzje, z którymi mierzą się firmy tworzące swoje systemy: wybór technologii, architekturę produktu, rozwój funkcjonalności i przygotowanie aplikacji do skalowania.
Time8 jest dla nas dowodem, że taki proces działa w praktyce.
Jeśli myślisz o zbudowaniu własnego produktu cyfrowego - od walidacji pomysłu po działającą aplikację SaaS - chętnie porozmawiamy o tym, jak moglibyśmy to zrobić razem. Proces, który wypracowaliśmy przy Time8, stosujemy dziś w pracy z klientami BB8.
Co dalej?
Przy premierze produktu podjęliśmy jedną decyzję: wychodzimy z nim do ludzi i rozmawiamy na żywo. Zamiast zbierać feedback online, pojechaliśmy na targi i pokazaliśmy Time8 osobom, które zarządzają zespołami na co dzień. Rozmowy, szybkie demo, konkretne pytania i reakcje.
To wystarczyło, żeby zobaczyć jedną rzecz. Problem jest realny i powtarzalny, a nasze rozwiązanie faktycznie pomaga.
Dziś jesteśmy w innym miejscu niż na etapie budowy pierwszej wersji. Mamy pierwszych klientów, którzy korzystają z Time8 w codziennej pracy. Skupiamy się na tym, co mówią i czego potrzebują w codziennej pracy.
Na tej podstawie dodajemy nowe funkcjonalności, które wynikają bezpośrednio z rozmów i wdrożeń. Mamy już pierwsze sygnały z rynku. Teraz naszym zadaniem jest dobrze na nie reagować i rozwijać Time8 razem z klientami.
