7 sygnałów, że potrzebujesz Interim Product Ownera w swoim projekcie

Projekt leży, bo nikt nie ma na niego czasu ani przestrzeni

W wielu firmach projekty rozwojowe - takie, które nie są częścią głównego procesu operacyjnego - trafiają na boczny tor z jednego powodu: brakuje kogoś, kto mógłby się nimi zająć od początku do końca. Często dotyczy to projektów, które mogłyby znacząco wpłynąć na optymalizację procesów w twojej organizacji, ale z braku właściciela po prostu nie ruszają.

Zespół biznesowy działa na pełnych obrotach. Osoba formalnie odpowiedzialna za projekt często ma pod sobą zespół, raporty, procesy, nierzadko także codzienny kontakt z klientem lub produktem. Wdrożenie nowego systemu, uruchomienie aplikacji czy budowa usługi dla nowego segmentu to po prostu kolejne zadanie - tylko, że bez przypisanej odpowiedzialności i bez konkretnego właściciela.

Co więcej, w takich sytuacjach brakuje nie tylko osoby, która pokieruje projektem, często brakuje też kogoś, kto zadba o operacyjne wdrożenie do organizacji. Interim Product Owner w praktyce często łączy obie te funkcje – projektową i operacyjną – co pozwala nie tylko poprowadzić zespół do celu, ale też zadbać o to, by gotowe rozwiązanie rzeczywiście zaczęło działać w strukturze firmy.  To istotne w kontekście zarządzania projektami, które obejmują różnorodne zespoły, złożone zależności i wymagają adaptacji do środowiska biznesowego. Więcej o roli Product Ownera znajdziesz w tym artykule.

Projekt istnieje, ale tylko teoretycznie. Zakres przestaje być jasny, terminy się przesuwają, odpowiedzialność rozmywa. Nikt nie trzyma całości, a backlog, o ile w ogóle powstaje,nie wynika z realnych potrzeb ani etapu pracy. Zespół wykonawczy gubi kontekst, a decyzje zapadają za późno lub wcale. Brakuje także regularnej aktualizacji backlogu, przez co zespół deweloperski nie ma dostępu do aktualnych priorytetów ani wymagań wynikających z potrzeb użytkowników.

To moment, w którym powinieneś uczciwie odpowiedzieć na pytanie: czy ten projekt ma faktycznego właściciela? Takiego, który ma czas, wiedzę i możliwość działania?

Jeśli nie warto włączyć Interim Product Ownera. Kogoś, kto wejdzie w temat operacyjnie, weźmie odpowiedzialność za prowadzenie projektu, zadba o priorytety, backlog i tempo pracy. Kogoś, kto domknie to, co dziś jest tylko punktem na liście zadań.

Masz dowieźć wynik, ale nie masz procesu ani ludzi, z którymi to zrobisz

Często projekt cyfrowy zaczyna się od presji na wynik: “trzeba skrócić czas obsługi”, “trzeba pokazać efekt”. Sam cel jest słuszny tylko, że nikt nie przetłumaczył go na język projektu. Masz ogólne założenie, musisz dowieźć wynik, ale brakuje szczegółów. Nie ma osoby, która potrafiłaby zebrać wymagania, ułożyć backlog, ustalić priorytety i zaplanować harmonogram decyzyjny.

Zespół techniczny zaczyna pracę bez pełnego kontekstu. Każda zmiana wymaga kolejnych konsultacji. Proces decyzyjny się rozciąga, bo nikt nie czuje się upoważniony, żeby potwierdzić zakres. Zmienia się roadmapa, a zespół zaczyna działać według własnego uznania - nie dlatego, że chce, tylko dlatego, że musi.

Pojawia się chaos informacyjny: biznes oczekuje efektu, ale nie dostarcza precyzyjnych danych. Zespół dostarcza funkcje, ale nie wiadomo, czy zgodne z oczekiwaniem. W międzyczasie powstają funkcjonalności zbędne lub nadmiarowe, bo nikt nie zarządza spójnością wizji.

Właśnie na tym etapie wchodzi Interim Product Owner - ktoś, kto nadaje projektowi rytm i strukturę. Przejmuje prowadzenie backlogu, priorytetyzuje zakres, ustala harmonogramy decyzyjne i spina komunikację między zespołami. Tłumaczy oczekiwania biznesowe na konkretne wymagania produktowe, tak by zespół wiedział, co dowieźć, a Ty co realnie osiągasz. Dzięki temu wynik przestaje być hasłem na slajdzie, a produkt staje się działającym rozwiązaniem.

Cele są niejasne, kryteria sukcesu nie istnieją

Mogą być też sytuacje gdzie to właśnie sam cel nie jest do końca zdefiniowany. Masz zespół, jest projekt, wiadomo mniej więcej, co trzeba zrobić. Wdrożyć system - i już. Nikt się nie zatrzymuje, żeby zapytać: dlaczego właśnie teraz, co to ma zmienić, po czym poznamy, że zrobiliśmy to dobrze?

W praktyce to wygląda tak: każdy działa w dobrej wierze, ale na innym założeniu. Jedni skupiają się na funkcjach, inni na wyglądzie, jeszcze inni na integracjach. Nie ma spójnego celu, nie ma priorytetów. I nikt nie wie, co tak naprawdę ma się poprawić.

Bez jasnych wskaźników sukcesu i mierzalnych efektów projekt robi się rozmyty. Prace się toczą, ale ciężko stwierdzić, czy to już koniec, czy dopiero połowa.

Właśnie w takich sytuacjach swoją rolę zaczyna pełnić Interim Product Owner. Nie po to, żeby “coś ogarniać”, ale żeby zbudować solidną podstawę pod całość.

To on zadaje pytania, których nikt wcześniej nie postawił:

• Co dokładnie chcesz osiągnąć?
• Jak to zmierzymy?
• Które funkcje są niezbędne, a które mogą poczekać?
  

To Product Owner ustala, jak wygląda sukces, nie na poziomie ogólnej deklaracji, tylko konkretnych liczb i zachowań użytkownika. Dzięki temu projekt przestaje być zbiorem zadań do odhaczenia, a zaczyna być działaniem ukierunkowanym na efekt, który da się obronić przed biznesem.

Problem, który próbujecie rozwiązać, jest ukryty zupełnie gdzie indziej

Zaczyna się niewinnie: ktoś mówi, że strona nie działa, albo że sprzedaż spadła. Więc zespół siada do analizy interfejsu, UX, może designu. Padają hasła o CTA, ścieżkach kliknięć, heatmapach. Tylko, że to nie UI jest problemem.

Rzeczywisty błąd leży głębiej np. w samej ofercie, która nie jest zrozumiała dla użytkownika. Może leżeć także procesie sprzedaży, który nie działa spójnie między działami. Czasem barierą jest coś tak prostego jak brak jasnej informacji o warunkach współpracy.

Problem w takich projektach nie polega na tym, że ktoś coś źle robi. Polega na tym, że wszyscy patrzą za blisko. Nikt nie zrobił kroku w tył, nikt nie spojrzał na całą ścieżkę klienta, od pierwszego kontaktu do konwersji. Nikt nie zapytał użytkownika, co go blokuje.

I tutaj znowu rola Interim Product Ownera to rola osoby, która prowadzi proces odkrywania prawdziwego problemu. PO organizuje warsztaty z zespołem, mapuje customer journey, analizuje punkty styku momenty decyzji. Zamiast zgadywać, zadaje pytania i sprawdza dane. Korzysta z badań jakościowych, rozmów z użytkownikami, obserwacji procesu.

Dzięki temu zespół przestaje działać reaktywnie (zróbmy nowy landing), a zaczyna pracować na rzeczywistych barierach użytkownika. Tam, gdzie to naprawdę ma sens. Bez tego możesz dopracowywać przyciski, testować kolory i zmieniać headline’y i nadal nie ruszyć sprzedaży ani o krok.

Widzisz problem w komunikacji, koordynacji i egzekucji

Im więcej ludzi przy projekcie, tym większe ryzyko, że coś się rozjedzie. I to nie technicznie tylko komunikacyjnie.

Masz software house, agencję UX, wewnętrzny dział IT, może jeszcze kogoś od badań. Każdy zna swój kawałek, każdy chce dobrze, ale kiedy przychodzi do ustaleń - zaczynają się nieporozumienia. Jedna decyzja zapada w mailu, druga na spotkaniu, trzecia znika w tasku, którego nikt nie przeczytał.

Zamiast iść do przodu, projekt zaczyna kręcić się wokół siebie. Wymagania się zmieniają. Czasami bywa jeszcze gorzej, gdy każdy zespół pracuje na własnej wersji tych samych wymagań. Ktoś mówi o priorytetach, ale dla każdego znaczą one co innego.

W takich momentach Interim Product Owner staje się spoiwem całego procesu. To on zbiera rozproszone informacje i skleja je w całość, którą rozumie każdy zespół – techniczny, biznesowy. Tłumaczy potrzeby biznesu na wymagania produktowe. Pilnuje, by decyzje były udokumentowane i wdrożone. Reaguje, gdy coś się rozjeżdża, zanim zamieni się to w zmianę kierunku o 180 stopni w ostatniej fazie sprintu. To realna odpowiedzialność za spójność. Za to, żeby każdy wiedział, co robimy, dlaczego to robimy i kiedy to ma być gotowe.

Brakuje Ci kompetencji lub ról, by ruszyć z projektem

Masz pomysł, czujesz, że coś trzeba zmienić, usprawnić, może w końcu zbudować od zera. Problem w tym, że zespół,choć zaangażowany, nie ma wszystkich kompetencji, żeby faktycznie ten pomysł uruchomić.  Czasem potrzeba kogoś, kto po prostu przejmie odpowiedzialność za realizację zadań i przetłumaczy strategię na operacyjne kroki, które zespół deweloperski jest w stanie wykonać.

W wielu organizacjach to właśnie na tym etapie wszystko się zatrzymuje. Nie z powodu braku woli, ale dlatego, że nie ma kto przejąć odpowiedzialności. Czasem brakuje analityka, czasem projektanta, czasem project managera albo po prostu kogoś, kto z dystansu nada sens działaniom i poprowadzi je zgodnie z logiką.

Interim Product Owner w naszym wydaniu to nie tylko ktoś, kto prowadzi backlog i robi spotkania statusowe. W BB8 wchodzimy w projekt z pełnym zestawem kompetencji: analitycznych, projektowych, operacyjnych i zarządczych. Dzięki temu możemy wejść tam, gdzie zespół najbardziej tego potrzebuje - niezależnie od tego, czy ma być to rola Product Managera, poprowadzenie warsztatu lub uporządkowanie komunikacji i zaplanowanie roadmapy.‍

Nie dostajesz tylko roli, dostajesz wsparcie, które zastępuje brakujące ogniwa i pozwala projektowi ruszyć z realnymi kompetencjami na pokładzie.

Masz pomysł na rozwój, ale nie wiesz jak zacząć

Wiesz, że trzeba coś zrobić z produktem , ale nie do końca co konkretnie. Zespół czuje presję zmiany – może to czas na nowy system, może aplikację, może dodanie nowej usługi. Pojawiają się ogólne potrzeby rozwoju, ale nikt nie potrafi przełożyć ich na konkretne kierunki działania, kolejność decyzji czy zestaw funkcji, które realnie zrobią różnicę.

W takich sytuacjach ważne jest nie tylko to, żeby pomysł w ogóle powstał, ale żeby zyskał formę, strukturę i plan działania. Bez tego rozwój produktu może utknąć w ciągłych analizach, spotkaniach i iteracjach, które niczego nie przesuwają do przodu. ‍

Interim Product Owner w takiej sytuacji przejmuje rolę osoby, która pomaga spojrzeć na rozwój biznesu strategicznie i z dystansem - co istotne, z perspektywy zewnętrznej, czyli spoza organizacyjnej „bańki”, w której zespół funkcjonuje na co dzień. To właśnie ta zewnętrzna pozycja pozwala PO na zadanie niewygodnych, ale potrzebnych pytań: 

• Czy to faktycznie najlepszy moment na aplikację? 
• Czy obecny problem to kwestia technologii, czy strategii? 
• Czy mamy dane, które potwierdzają opłacalność tego kierunku?
  

Dzięki temu możliwe jest zbudowanie roadmapy, nie tylko atrakcyjnej w slajdach, ale możliwej do wdrożenia. PO pomaga określić, czym powinno być sensowne MVP, jak zdefiniować minimalny zakres wdrożenia, a co celowo zostawić na kolejne iteracje. Pilnuje, by rozwój produktu był dopasowany do zasobów, celów biznesowych i możliwości organizacyjnych – zamiast pójścia na całość, które często kończy się niedowożeniem priorytetów.

Interim Product Owner jako rozwiązanie tych problemów

Każdy projekt potrzebuje właściciela. Kogoś, kto trzyma całość: zakres, tempo, decyzje i kierunek. Bez tego nawet najlepszy zespół zaczyna krążyć wokół celu, zamiast do niego dojść.

W BB8 pomagaliśmy już w każdej z sytuacji, które opisaliśm wyżej. Wchodziliśmy wtedy, kiedy projekt utknął, kiedy nikt nie miał przestrzeni decyzyjnej, kiedy roadmapa była, ale nikt nie pilnował wykonania. Interim PO to nie opcja awaryjna tylko rola , które przywraca projektowi sens, rytm i odpowiedzialność.

To osoba, która trafia do Twojej firmy, żeby wnieść dodatkową wartość. Jeśli rozpoznajesz swój zespół w którymś z tych scenariuszy to znaczy, że już wiesz, czego Ci brakuje.